“To, co ważne, rzadko jest pilne; a to, co pilne, rzadko jest ważne” D. Eisenhower
Czy masz wrażenie, że nigdy nie masz wystarczająco dużo czasu w ciągu dnia, a Twoje minuty uciekają coraz szybciej z każdym tygodniem? Jeśli ciągle przekraczasz terminy i kończysz tydzień z zaległościami, to pora przyjrzeć się swojemu codziennemu harmonogramowi. W końcu każdy z nas ma te same 24 godziny, ale to, w jaki sposób zarządzasz swoim czasem, decyduje o tym, ile godzin tak naprawdę spędzasz nad swoimi zadaniami.
W 2023 roku Asana przebadała ponad 9600 pracowników umysłowych na całym świecie. Wyniki? 87% z nich pracuje średnio dwie godziny dłużej niż w poprzednich latach, a ponad 25% terminów i tak nie zostaje dotrzymanych.
To wywołuje frustrację, stres i ciągłe poczucie niespełnienia.
Jak się z tego wyrwać? Jak uniknąć natłoku zadań i wyrzutów sumienia związanych z przesuwaniem terminów: własnych i klientów?
Time Blocking -> sprawdzona metoda gigantów
Elon Musk, Bill Gates czy Benjamin Franklin: oni wszyscy stosowali time blocking, czyli pracę w blokach czasowych.
I wiesz co jest najlepsze? To narzędzie jest elastyczne i możesz dopasować je do własnego stylu pracy.
Jak to działa w praktyce?
Przestudiowałam chyba wszystkie możliwe metody zarządzania sobą w czasie i stworzyłam własny miks, który pozwala mi łączyć etat z rozwojem swojego biznesu:
1. Dni tematyczne
Każdy dzień w moim kalendarzu (a właściwie większość dni 😉) ma przypisany obszar, nad którym pracuję. Dzięki temu żaden ważny temat nie zostaje wiecznie odkładany “na póżniej”.
Poniżej przykład z mojego kalendarza:
Twoje dni tematyczne nie muszą wyglądać tak samo jak moje.
Poniżej masz propozycje obszarów, które możesz dopasować do siebie:
- Klienci konsultacje, sesje, spotkania
- Marketing social media, newsletter, promocje
- Administracja i finanse faktury, dokumenty
- Strategia i planowanie analiza wyników, wyznaczanie celów
- Rozwój osobisty i edukacja szkolenia, kursy, książki
2. Bloki czasowe
Każdy dzień w moim kalendarzu ma zarezerwowane również dwa stałe elementy:
- Focus time (czas skupienia) – to blok, w którym zajmuję się wyłącznie jednym ważnym zadaniem, bez rozpraszaczy i przeskakiwania między tematami. To moja przestrzeń na priorytety.
- Bufor – to blok na nieprzewidziane zadania, wrzutki, maile, telefony czy sytuacje wymagające natychmiastowej reakcji. Dzięki niemu nie dezorganizuje się cały plan dnia w sytuacjach kryzysowych.
📷 Poniżej przykład, jak to może wyglądać w praktyce:
Pracuję na etacie, więc w swoim kalendarzu czas na skupienie (focus time) planuję najczęściej rano zanim jeszcze zacznie się dzień pełen spotkań i telefonów.
Czas buforowy ustawiam po pracy, żeby złapać oddech i przechwycić rzeczy, które wpadły niespodziewanie.
Stosuję tę metodę zarówno w pracy etatowej, jak i w projektach prywatnych. Dzięki temu wiem, że zawsze mam zarezerwowany czas na pracę koncepcyjną.
Oczywiście dopasowuję ją do zmieniającej się sytuacji, ale odkąd zaczęłam stosować tę metodę, wiele projektów posuwam mocno do przodu.
3. Grupowanie zadań
Mając wybrany temat dnia i zarezerwowany czas w kalendarzu, wybieram zadania z tej grupy, którymi mam się zająć w danym dniu . Jak to robię?
👉 Najpierw otwieram swoją TODO listę i zanim przejdę do planowania, grupuję zadania, które mogę połączyć i zrobić w ramach jednego bloku. Potem wybieram tylko te najważniejsze.
Pamiętaj: skup się maksymalnie na 1–3 kluczowych zadaniach. Biorąc na siebie więcej, ryzykujesz utratę skupienia, a co za tym idzie brak realnych efektów
📷 Poniżej przykład, jak to może wyglądać w praktyce:
Twój ostatni krok to wpisanie zadań do kalendarza, dzięki temu dokładnie wiesz, czym się zajmujesz i w jakich godzinach. Idealnie, jeśli robisz to z wyprzedzeniem, ale nawet przy planowaniu ad hoc warto wyznaczyć sobie granice pracy.
Pamiętaj! Twórz codziennie bloki focus time zgodnie ze swoimi tematami dnia, wrzucaj je do kalendarza, a dopiero potem wybieraj konkretne zadania z listy. Nie ogarniesz wszystkiego naraz.
Gdy grupujesz zadania, pracujesz nad nimi w jednym ciągu, co zwiększa świadomość tego, na co faktycznie przeznaczasz swój czas.
📷 Poniżej przykład, jak może wyglądać taki układ.
10 korzyści z time blockingu
- Lepsze skupienie Dzięki pracy nad jednym zadaniem naraz doświadczasz lepszego skupienia i masz mniej rozpraszaczy.
- Więcej głębokiej pracy Koncentracja na blokach czasowych przekłada się na większą efektywność i satysfakcję z głębokiej pracy.
- Okiełznanie drobnych zadań Drobne zadania, takie jak maile czy wiadomości na komunikatorze, mają z góry wyznaczone swoje miejsce, dzięki czemu nie zaburzają pracy.
- Lepsze planowanie Zyskujesz jasny obraz swojego harmonogramu i widzisz, gdzie naprawdę ucieka Twój czas.
- Koniec z paraliżem decyzyjnym Posiadanie planu dnia eliminuje pytanie „od czego zacząć?”.
- Szybsza realizacja celów Rezerwując czas na kluczowe priorytety, znacznie szybciej realizujesz swoje cele.
- Jasne priorytety Inni wiedzą, kiedy pracujesz, i tym samym uczą się nie przeszkadzać Ci w trakcie bloków skupienia.
- Mniej stresu Kalendarz działa uspokajająco, ponieważ dokładnie pokazuje, jakie zadania i kiedy zostaną ogarnięte.
- Większa samoświadomość Możesz porównywać, jak planujesz czas, z tym, jak faktycznie go spędzasz, zwiększając samoświadomość.
- Work-life balance Umożliwia planowanie nie tylko zadań służbowych, ale także czasu na odpoczynek i regenerację
Time blocking nie skróci Twojej listy zadań jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki. Ale da Ci coś znacznie cenniejszego, kontrolę nad własnym czasem. Zamiast reagować w panice na kolejne wrzutki, zaczynasz świadomie zarządzać dniem.
👉 Dzięki temu pracujesz mądrzej, a nie więcej. A odzyskane godziny możesz przeznaczyć na to, co naprawdę ma dla Ciebie znaczenie czy to rozwój biznesu, czy czas dla siebie i bliskich.
Czas masz tylko jeden – pytanie, czy dziś pracuje on dla Ciebie, czy przeciwko Tobie.
Bo wiesz, to nie o to chodzi, żeby upchać w kalendarzu każdą minutę. Prawdziwe zarządzanie czasem to sztuka wyboru: co naprawdę jest ważne, a co tylko udaje pilne.
Jeśli masz poczucie, że Twój kalendarz żyje własnym życiem, a Ty tylko biegasz za kolejnymi „wrzutkami” to znak, że warto się zatrzymać i spojrzeć na to z innej perspektywy.
Na 30 minutowej konsultacji 1:1 za 0 zł pokażę Ci, jak zacząć porządkować swój dzień tak, żeby odzyskać jasność i energię. Przy kawie, w konkretnym planie, dopasowanym do Twojego biznesu i życia.
📅 Kliknij tutaj i zarezerwuj spotkanie – niech Twój czas wreszcie zacznie pracować dla Ciebie.